1. Czy Zamawiający jest pewny dokonanych zapisów SIWZ w zakresie pominięcia żądania od Wykonawcy, któremu zostanie udzielone zamówienie, zabezpieczenia w formie weksla wraz z deklaracją wekslową? Chodzi o zabezpieczenie Zamawiającego jako jednostki finansów publicznych przed ewentualnym nie rozliczeniem się jakiegoś Wykonawcy z powierzonych środków finansowych. Biorąc pod uwagę procedurę zabezpieczeń stosowanych przez inną jednostkę budżetową w Szczecinie należy stwierdzić, że pominięto zapisy na ten temat. Zamawiający powinien żądać wniesienia zabezpieczenia w opisanej formie w celu uniknięcia odpowiedzialności za powierzone środki zewnętrznemu podmiotowi bez jego zastosowania.
Odp.: Tak, zamawiający jest pewny dokonanych zapisów w SIWZ. Wymagalność tego typu zabezpieczenia finansowego leży w gestii Zamawiającego, a ustawa nie zobowiązuje go do konieczności deklaracji ww. zabezpieczenia.
2. Czy Zamawiający dopuszcza doręczenie świadczeń za pośrednictwem pracowników Wykonawcy pod adres świadczeniobiorców, w przypadku zgłoszenia przez nich (w poszczególnych sytuacjach lub odgórnie) takiej potrzeby? W zamian za to, prosimy o umożliwienie prowadzenia wypłat w dwóch placówkach na terenie lewobrzeża miasta i w jednej na terenie prawobrzeża miasta. Zastosowane obecnie zapisy sugerują, że postępowanie zostało dostosowane wyłącznie do operatora publicznego i że tylko jego oferty spodziewa się Zamawiający. Wykonawca powinien mieć możliwość wskazania w ofercie wariantu, który wybrał tzn. I wariant - doręczanie osobiste np. od trzeciego dnia przed terminem do dnia poprzedzającego dzień wypłat, a niedoręczone w ten sposób świadczenia byłyby wypłacane w punktach kasowych lub po żądaniu adresata doręczane ponownie lub II wariant - wypłata w punktach kasowych, według woli Wykonawcy wyrażonej w ofercie lub przy podpisaniu umowy. W przypadku wariantu I oraz zmniejszenia liczby punktów kasowych, mogłyby zostać wydłużone godziny otwarcia punktów kasowych oraz zapewniona obsługa w sobotę i niedzielę.
Odp.: Takie rozwiązanie nie może zostać dopuszczone ze względu na charakter zamówienia (wypłata świadczeń w stosownej ilości punktów na terenie miasta Szczecin) oraz profil świadczeniobiorcy. Odpowiednia ilość punktów kasowych wskazana w zamówieniu jest konieczna do optymalnej realizacji wypłat świadczeń, gdyż wielu świadczeniobiorców to osoby schorowane z orzeczoną niepełnosprawnością, a także zubożałe (przedmiotowe świadczenia wiążą się z niskim pułapem dochodowym) lub bez większych możliwości mobilnych, dlatego też stosowna ilość punktów jest wymogiem koniecznym, aby świadczeniobiorcy mieszkający w różnych regionach miasta, mieli dosyć swobodny dostęp do ww. punktów i pobranie świadczenia nie może być dla nich dodatkowym obciążeniem.
3. Jaka jest wartość szacunkowa postępowania? (nie chodzi o wartość na sfinansowanie zamówienia, którą podaje się przed otwarciem, ale można też wcześniej)?
Odp.: Zamawiający nie jest zobligowany do podawania tego typu informacji przed upływem terminu składania ofert.
4. Jaką kwotę Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia?
Odp.: Zamawiający nie jest zobligowany do podawania tego typu informacji przed upływem terminu składania ofert.
5. Prosimy o zmodyfikowanie zapisu w rozdziale V ust. 3 pkt. 2 SIWZ poprzez dostosowanie jego treści do zapisów wynikających z rozporządzenia pomocniczego do Ustawy. Zamawiający stosuje brzmienie zapisu sprzed nowelizacji rozporządzenia. Zapis ten został zastąpiony innym.
Odp.: Brzmienie zapisu sprzed Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009r. jest podobne do nowego zapisu i nie wpływa na przedmiot zamówienia czy też sposób oceniania ofert, toteż taka zmiana nie jest konieczna.
6. Jaką minimalną ilość świadczeń miesięcznie gwarantuje Zamawiający?
Odp.: Zamawiający nie jest w stanie zagwarantować minimalnej ilości świadczeń miesięcznie, gdyż ich ilość jest uwarunkowana liczbą świadczeniobiorców w danym okresie, na co Zamawiający nie ma wpływu. Tym bardziej, iż rok 2012 zgodnie z Ustawą o świadczeniach rodzinnych i Ustawą o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, jest rokiem weryfikacji progu dochodowego.
7. Czy według Zamawiającego, forma listy wypłat jest zgodna z wymogami dotyczącymi ochrony danych osobowych? Stosowanie zbiorczych list jest naruszeniem przepisów ustawy, gdyż jedna kartka listy jest dostępna dla wielu osób, a wynikają z niej dane osobowe, w tym adresy i kwoty świadczeń. Zmiana w tym zakresie jest konieczna.
Odp.: Obowiązek ochrony danych osobowych przed wglądem osób niepowołanych leży po stronie Wykonawcy, np. poprzez zastosowanie odpowiedniej nakładki na listę wypłat.
8. Czy Zamawiający dopuszcza indywidualne pokwitowania wypłat świadczeń odpowiadające treści zamieszczonego wzoru?
Odp.: Tak, Zamawiający dopuszcza indywidualne pokwitowania wypłat świadczeń, jednakże świadczeniobiorca musi złożyć swój podpis na liście wypłat świadczeń.
9. Czy w przypadku podtrzymania wzoru listy wypłat (w zakresie zbiorczego prezentowania danych zamiast indywidualnego) Zamawiający weźmie na siebie ryzyko poniesienie wszelkich konsekwencji.
Odp.: Obowiązek ochrony danych osobowych przed wglądem osób niepowołanych leży po stronie Wykonawcy, toteż zobowiązuje się on do zastosowania odpowiednich zabezpieczeń.
10. Czy jeżeli 10-ty dzień miesiąca będzie dniem wolnym od pracy, to rozliczenie może nastąpić w pierwszym dniu roboczym po tym dniu?
Odp.: Tak.
11. Czy listy wypłat mogą być odbierane z siedziby Zamawiającego?
Odp.: Tak, listy wypłat mogą odbierane z siedziby Zamawiającego za pokwitowaniem odbioru.
a) Czy jest możliwe, aby świadczenia doręczać pod adres zamieszkania, a świadczenia niewypłacone w ten sposób były awizowane i wypłacane w punkcie kasowym? (inne lub dodatkowe rozwiązanie opisano w punkcie h)
Odp.: Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości. Forma zaproponowana przez Wykonawcę jest przedmiotem osobnego przetargu nieograniczonego Zamawiającego.
b) Czy w przypadku awizacji świadczenia możliwe jest ponowne doręczenie (np. jeżeli adresat zadzwoni na numer z awizo i zgłosi taką potrzebę)? Byłoby to wygodniejsze dla niektórych osób, szczególnie, jeżeli nie mogą być obecne w punkcie kasowym.
Odp.: Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości. Forma zaproponowana przez Wykonawcę jest przedmiotem osobnego przetargu nieograniczonego Zamawiającego.
c) Odnośnie punktu a i b – czy w ofercie będzie można wskazać wybrany sposób świadczenia usługi (dla firm zainteresowanych, aby wstępna próba doręczenia nastąpiła pod adresem zamieszkania)?
Odp.: Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości. Forma zaproponowana przez Wykonawcę jest przedmiotem osobnego przetargu nieograniczonego Zamawiającego.
d) Czy w przypadku wskazanym w pytaniu c, będzie możliwość przeprowadzenia mniejszej ilości punktów, ale czynnych w dogodniejszych godzinach? Określona ilość nie jest opłacalna dla Wykonawców, a zapisy SIWZ sugerują kierowanie zamówienia tylko w stronę jednego Wykonawcy
Odp.: Takie rozwiązanie nie może zostać dopuszczone ze względu na charakter zamówienia (wypłata świadczeń w stosownej ilości punktów na terenie miasta Szczecin) oraz profil świadczeniobiorcy. Odpowiednia ilość punktów kasowych wskazana w zamówieniu jest konieczna do optymalnej realizacji wypłat świadczeń, gdyż wielu świadczeniobiorców to osoby schorowane z orzeczoną niepełnosprawnością, a także zubożałe (przedmiotowe świadczenia wiążą się z niskim pułapem dochodowym) lub bez większych możliwości mobilnych, dlatego też stosowna ilość punktów jest wymogiem koniecznym, aby świadczeniobiorcy mieszkający w różnych regionach miasta, mieli dosyć swobodny dostęp do ww. punktów i pobranie świadczenia nie może być dla nich dodatkowym obciążeniem.
e) Jakie zabezpieczenie za powierzoną gotówkę będzie trzeba wnieść przed zawarciem umowy? Czy będzie wystarczający weksel Wykonawcy z ustaleniami w formie deklaracji wekslowej?
Odp.: Zamawiający nie wymaga takiego zabezpieczenia.
f) Czy po stronie Wykonawcy będzie leżało zawiadomienie świadczeniobiorców pierwszym razem o miejscu oczekiwania świadczenia (adres punktu)?
Odp.: Po stronie Wykonawcy nie ma takiego obowiązku, powiadomienia świadczeniobiorców dokonuje Zamawiający.
g) Czy lista wypłat, na której jest więcej niż jedno nazwisko nie jest naruszeniem ochrony danych osobowych?
Odp.: Obowiązek ochrony danych osobowych przed wglądem osób niepowołanych należy po stronie Wykonawcy, np. poprzez zastosowanie odpowiedniej nakładki na listę wypłat.
h) Czy przy pierwszej wypłacie świadczeń (lub w innym terminie) po stronie Wykonawcy będzie mogło leżeć zaproponowanie wydanie świadczeniobiorcom kart do wypłat świadczeń w bankomatach (jako forma zastępcza dla osób, które się na nią zgodzą)?
Odp.: Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.